Managers : libérez-vous, fixez des règles du jeu !

 

 

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Dans nos formations en management, nous sommes souvent sollicités sur les situations toujours délicates de recadrage de collaborateurs.

Comment dire à un salarié que ça ne va pas, qu’il est « sorti des clous » ou qu’on souhaite qu’il change de comportement…

Nous insistons sur l’importance d’avoir déterminé en amont un cadre de travail clair et notamment des règles du jeu explicites au sein de son équipe.

En effet, comment recadrer un collaborateur si … le cadre n’est pas clair, si des règles explicites ne sont pas fixées en amont ?

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Qu’est-ce qu’une règle du jeu et quelle est son utilité ?

Les règles du jeu précisent les attendus en termes d’organisation et de communication car ce sont les 2 thématiques qui dépendent directement du manager.

Bien sûr, elles doivent s’inscrire dans un cadre légal. Par exemple, un manager ne peut pas exiger que son collaborateur réponde à ses mails le weekend ou la nuit !

Elles se réfèrent aussi aux pratiques du secteur d’activité de chacun; en usine, dans un bureau ou en boutique, on ne fonctionne pas de la même manière !

Les règles doivent être réfléchies en amont par le manager car c’est à lui de donner le tempo mais il est nécessaire qu’elles soient également partagées collectivement car sinon elles seront peu ou mal appliquées.

Les règles du jeu sont protectrices pour le collaborateur qui sait quels sont ses droits et ses devoirs. Il a un référentiel auquel il peut se référer.

Elles protègent aussi le manager qui se facilite la vie en les partageant et en les expliquant, puis en s’y référant en cas de décalage, sans avoir besoin de se justifier.

Certaines règles s’appuient sur les standards d’organisation (des règles d’horaires par exemple) ; elles peuvent aussi se référer à des valeurs nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe, qui doivent alors se décliner en comportements attendus.

Par exemple, pour une équipe dans laquelle le manager souhaite développer l’entraide : « je souhaite que nous développions l’entraide au sein de l’équipe. Concrètement, je demande à chacun d’oser demander de l’aide en cas de surcharge ou de difficultés particulières et à tous (y compris moi) de dire sous 4h quelles sont les aides concrètes qu’il peut apporter »

Dans sa phase de présentation, le manager a tout intérêt à être dans une posture assertive. C’est-à-dire, ferme sur l’essentiel mais souple sur des aménagements possibles. La façon d’aborder le sujet, de présenter les règles doit être empathique, souple et montrer que cela servira vraiment l’intérêt commun.

Le but est que ce soit un véritable échange afin que chacun comprenne et adhère.

Le manager devra aussi être pleinement exemplaire et engagé sur certains points. Par exemple, promettre de répondre à un mail sous 48h par exemple, à un appel téléphonique sous 4 heures, etc. Cette posture donnant-donnant responsabilise chacun et favorise autonomie et prise de décision.

Avoir des règles explicites est en fin de compte une façon de faire du « préventif » et de diminuer sensiblement les rappels à l’ordre et les entretiens individuels de recadrage.

Au final, fixer des règles du jeu permet la liberté de chacun comme Voltaire l’affirmait déjà il y a plusieurs siècles : « La liberté consiste à ne dépendre que de la loi »

Marie-Paule le Gall & Didier Duffaut

 

Publié le 26 mai 2014 par L’équipe Inspirations - 0 commentaire

Tags : communication ,comportement ,entraide ,manager ,organisation ,recadrage ,règles ,

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