Managez efficacement la pénurie et les contraintes

La question de la gestion des pénuries et des contraintes devient centrale pour les managers

Nombreux sont les managers qui nous disent qu’ils sont frustrés et en difficulté. En effet, les ressources allouées sont en baisse de tous côtés et cela peut s’avérer complexe à gérer. Concrètement, ils ont moins de collaborateurs, de budget, de m2, de bureaux, de temps présentiels tous ensemble ! Certains collaborateurs le vivent mal également. Ils ont l’impression qu’on ne les écoute pas, qu’on ne prend pas en compte leurs besoins et qu’ils sont la dernière roue du carrosse pour faire des économies. 

Le manager doit redoubler d’imagination, de leadership et de positivisme pour mieux vivre déjà lui-même ces contraintes et pour « embarquer » ses collaborateurs qui peuvent être désabusés, voire en colère. Ensemble, ils doivent trouver des solutions. Ce n’est pas parce que tout n’est pas possible que rien ne l’est !

Voici 3 conseils pour gérer efficacement les pénuries et les contraintes.

1. Se connaitre pour bien vivre les contraintes soi-même

Il est clair que ce n’est pas facile quand on a prévu des moyens, un budget pour mener à bien des projets dans son équipe et que d’un seul coup notre direction nous dit qu’elle demande de le réaliser plus vite, que le budget est réduit de moitié et qu’on a 2 personnes de moins pour travailler avec nous ! Personne n’apprécie une telle situation. 

Cependant, selon notre mode de fonctionnement, nous ne réagissons pas forcément de la même façon. L’éclairage du psychologue américain Taïbi Kahler sur ce sujet est intéressant. Il parle de 5 messages contraignants qui influencent nos façons de fonctionner.

• Si mon driver principal est le « SOIS PARFAIT » ; je risque d’être profondément chamboulé par cette annonce car j’aime quand tout est organisé, structuré, sous contrôle au service d’un travail impeccable. Je vais donc peut-être perdre mes moyens et avoir du mal à trouver des solutions.
• Si je suis plutôt « DEPECHE-TOI », je peux avoir tendance à me projeter dans l’action, à avancer vite sans forcément réfléchir à la façon de prendre en compte tous les tenants et aboutissants de la nouvelle donne. Cela peut aussi inquiéter mes collaborateurs.
• Un autre profil, le « SOIS FORT » va vouloir gérer les conséquences tout seul. Il va avoir tendance à travailler beaucoup, à porter le projet sur ses épaules et à ne pas savoir demander d’aide, ni bien-sûr inclure ses équipes. 
• Le 4^ème profil, FAIS PLAISIR correspond à la personne qui n’arrivera pas à dire NON, et qui en parallèle n’osera pas demander de l’aide ; et qui va donc essayer de tout faire, et peut être même si elle est sollicitée de faire en plus le travail d’autres personnes en difficultés. Elle se retrouvera donc à crouler sous l’activité sans arriver à terminer, extrêmement frustrée par la situation, mais n’osant rien dire… jusqu’à ce qu’elle explose.
• Et enfin, si je suis FAIS DES EFFORTS, face au changement je vais me trouver démunie, ne sachant pas par quoi commencer et comment commencer, ayant le sentiment d’être face à une montagne au sommet inatteignable. 

Et plus le stress augmentera, plus les conséquences de ces contraintes seront fortes. Mieux se connaitre, c’est savoir reconnaitre lorsque l’on « tombe » dans les conséquences négatives de son profil, afin de pouvoir « rectifier » le tir plus rapidement.

2. Percevoir ses marges de manœuvre

L’auteur et conférencier Stephen Covey dit qu’il faut concentrer en priorité son énergie sur ce qui dépend de nous et/ou sur ce que nous pouvons maîtriser. 

Ensuite, il s’agit en complément d’augmenter sa zone dite d’influence, celle qui est à notre portée.

Ce qui implique de « lâcher prise » sur tout ce qui est hors de mon contrôle, tout ce sur quoi je ne peux pas décider et/ou ce sur quoi je ne suis même pas consulté ; et donc sur quoi il n’est pas la peine de dépenser de l’énergie à essayer d’obtenir quelque chose.

Il faut en revanche explorer et occuper au maximum sa zone d’influence et préparer soigneusement sa négociation en conséquence. Concrètement, avec des arguments préparés, je vais aller voir ma hiérarchie et tenter d’obtenir un certain nombre de choses qui vont m’aider à réaliser le projet. Les grands principes de la négociation vous invitent à être en « exigence élevée » pour pouvoir arriver à un compromis acceptable pour tous. Il est essentiel de mettre en avant les bénéfices que l’organisation obtiendra en augmentant par exemple le budget, le nombre de collaborateurs sur le projet. S’il n’y a pas de bénéfices perçus, il n’y a pas de raison de changer. 

La compétence essentielle que le manager doit avoir est son intelligence situationnelle. Il s’agit de connaître les combats qu’il faut mener et les batailles qu’il faut abandonner.

3. Créer un collectif pour trouver des solutions et rester positif

Avec ses collaborateurs il s’agit d’adopter une communication ouverte et transparente et de les associer pour trouver ensemble des solutions. Rien de pire que de ne rien dire ou d’imposer des solutions qui ne seront ni bien comprises ni bien accueillies : « tu m’imposes, je m’oppose – tu m’impliques, je m’implique ».

Le point de départ est d’expliquer la situation en étant clair sur les marges de manœuvre qui sont à notre disposition, sur ce qui sera possible et sur ce ne le sera pas. 

Puis d’associer les collaborateurs à la réflexion pour trouver ensemble les idées pour s’adapter au contexte : plus vous associerez et questionnerez vos équipes, plus vous pourrez enrichir vos réflexions de la variété de leurs idées pour traverser la difficulté. 

C’est bien en favorisant les échanges collectifs et l’intelligence collective en allant chercher les idées auprès de ceux qui sont en action au quotidien que tout le monde sortira gagnant.

Pour en savoir plus sur l’intelligence collective, je vous invite à découvrir « L’intelligence collective : oui bien sûr ! mais comment faire ? »

Marie-Paule Le Gall