Comment développer le collaboratif à distance ?

En télétravail ou en mode hybride, les équipes risquent de perdre les moments d’échanges qui sont pourtant source de performance. En tant que managers, découvrez les bonnes pratiques, les méthodes, les outils et les postures qui favorisent le collaboratif même en distanciel.

Que se passerait-il si on ne faisait plus du tout de collaboratif ?

Dernièrement, des managers que j’accompagnais m’ont fait remarquer qu’ils étaient tous débordés et qu’ils n’avaient absolument pas le temps de faire du collaboratif qu’ils jugeaient chronophage et inefficace. « On connait la devise : tout seul on va plus vite, à plusieurs on va plus loin !  Et bien nous, nous voulons aller plus vite… ». Je les ai alors invités à réfléchir à la situation suivante : « que se passerait-il à terme si vous ne faisiez plus du tout de collaboratif dans votre équipe ? » 

Cela nous a permis d’aborder les nombreux bénéfices à faire du collaboratif en mode distanciel ou hybride (des collaborateurs en télétravail et d’autres sur site). 

Ensuite nous avons phosphoré sur la façon concrète d’optimiser le collaboratif. En termes de posture mais aussi de méthodes et d’outils.

Les bénéfices du collaboratif 

Le manager et les collaborateurs sont gagnants à faire du collaboratif car cela favorise l’adhésion, la cohésion, l’engagement et la motivation, et dans une période anxiogène c’est un véritable booster. Quel levier puissant pour rompre l’isolement perçu par certains ! Et ce n’est pas parce que je travaille énormément que je ne me sens pas isolé…

Travailler autour d’un objectif commun concret facilite le partage de vision de l’équipe, le sentiment d’appartenance à l’organisation, à l’équipe et cela redonne du sens dans le quotidien.

Le collaboratif permet d’avoir de nouvelles idées, de réfléchir et de faire autrement. Cela permet de prendre du recul pour améliorer par exemple l’organisation du travail de l’équipe, de se libérer du temps pour faire des choses à plus forte valeur ajoutée.  

On peut ainsi sortir de la routine, favoriser la créativité et l’innovation.  En travaillant ensemble, cela fait monter les compétences de chacun et enrichit le collectif. On s’améliore, on grandit avec l’aide des autres. Les collaborateurs se sentent plus responsables et autonomes. Il est prouvé que cela renforce la confiance transversale et permet de sortir des silos en travaillant en mode projet interservices.

Enfin, quelle meilleure manière de prendre la température de l’ambiance de l’équipe ?

Et de cette façon, la performance de l’équipe s’accroit considérablement.

Les postures qui favorisent le collaboratif à distance

On se voit moins mais on peut plus se parler de façon authentique et se poser pour réfléchir ensemble et faire du collaboratif. 

La première chose à faire est de construire et de poser ensemble les règles du jeu du mode collaboratif. La bienveillance mutuelle est la première pierre à la pratique collaborative, y compris dans l’humour. Il est nécessaire de faire très attention aux dérives sarcastiques qui peuvent être confondues avec de l’humour. Si certains sont blessés, vous avez la réponse.

Le manager doit, quant à lui, énormément travailler sur son rapport au contrôle ; En effet, il s’agit de laisser la place, de permettre aux collaborateurs d’agir entre eux sans que le manager soit au centre de tout. Cela est moins évident pour certains et plus facile pour d’autres.

Quand je vois que des managers qui se disent « noyés » par l’activité et sont en copie de mails insignifiants, où est la confiance, l’autonomie laissée aux collaborateurs ? Que de temps perdu non productif ! En revanche, quand j’observe d’autres qui font des avancées, c’est rassurant !

Les méthodes et outils qui favorisent le collaboratif 

Les temps d’échanges autant formels qu’informels sont importants. Mais attention à ne pas tomber dans la surconsommation de réunions. Ce qui importe, c’est la qualité des échanges et non la quantité. 

Nous organisons de nombreux ateliers à distance pour permettre des échanges de qualité permettant de favoriser le collaboratif, en utilisant des modalités variées parmi lesquelles : 

Le World café

• Pour phosphorer ensemble autour d’un thème, travailler autour d’enjeux, trouver de nouvelles idées. Très facile à mettre en place dès lors que la Visio permet de créer des sous-salles.

La place du marché

• Pour mettre en place une démarche d’entraide et permettre aux uns et aux autres de participer aux développements individuels et collectifs. Un simple document en partage est efficace. Chaque personne se propose pour « offrir » ses compétences, et également formule ses besoins d’aides, tant sur un outil que sur un projet…

Le codéveloppement

• Pour engager chacun au service du groupe, et augmenter encore plus le sentiment d’appartenance. Cela permet de faire en sorte que tout le monde prenne la parole, y compris les plus timides avec un protocole cadrant et protecteur à la fois. Le groupe se met au service de la personne qui aura formulé son besoin d’être aidée. En savoir plus sur le codéveloppement

Les réunions participatives

• Nous rencontrons très souvent des managers qui ont la croyance que tout doit passer par eux ; que c’est à eux d’organiser, de préparer, d’animer toutes les réunions parce que « ça fait partie de notre job ». Certes mais pas seulement ! Le manager peut aussi s’appuyer sur son équipe pour mettre en place une vraie dynamique collaborative. En effet, rien de mieux que de faire en sorte que tout le monde participe. Et pour cela, le manager va demander à un ou plusieurs collaborateurs de préparer un thème ou un sujet. Il peut commencer par déléguer des parties de la réunion, voire aller jusqu’à laisser les collaborateurs en organiser une sans lui. La création de sous-salle en visio pour permettre la réflexion collective est également très efficace, le partage de tableaux blancs aussi.

Le travail en mode projet

• Et toujours pour favoriser les échanges, permettre aux collaborateurs de sortir de leur silo, travailler à deux, à trois. En considérant certaines tâches comme des projets, cela va faire croitre la créativité et l’autonomie.

Pour booster les échanges à distance, l’utilisation d’applications digitales d’interactions est un vrai plus. Cela dynamise énormément les partages d’idées. C’est un changement de rythme et de pratique qui est important pour ne pas avoir l’impression que l’on fait toujours de la même manière.

Bref, il y a plein de moyens de travailler en mode collaboratif, et surtout à distance. Ne pas les utiliser serait perdre l’opportunité de renforcer sa posture de leader et prendre le risque de perdre la motivation des collaborateurs.

Alors c’est à vous de jouer !