Le Management Flash : 15 minutes par jour pour être un manager impactant

Le contexte est au rush permanent

De plus en plus souvent, les managers que nous accompagnons en formation ou en coaching individuel se plaignent qu’ils manquent cruellement de temps pour se poser avec leurs collaborateurs. Bref, débordés par les réunions, l’activité, l’administratif, ils se noient et culpabilisent de ne pas faire assez de management ! 

Attention : Ce n’est pas parce qu’on ne peut pas tout faire, qu’on ne doit rien faire !

Nous souhaitons dans cet article vous montrer qu’en 1/4 d’heure vous pouvez avoir des actes managériaux impactants, de façon individuelle comme collective, et au niveau formel comme informel.

L’informel pour répondre à la nécessité absolue d’être dans l’humain

Commençons par l’informel. Je suis manager et j’ai 15 minutes disponibles dans mon emploi du temps : qu’est-ce que je peux faire pour être efficace ? C’est l’idée d’un management flash.

Depuis la crise sanitaire de 2020, le Care management s’est énormément développé. Il s’agit de s’intéresser à l’autre, de prendre soin de lui. Le bien-être au travail est une attente forte des collaborateurs. Ça veut dire que l’humain est devenu une clé de motivation des collaborateurs. Prendre de leurs nouvelles, de celles de leur famille, s’intéresser à leur vie en dehors de l’entreprise, tout cela est devenu non plus optionnel mais essentiel et attendu par beaucoup de collaborateurs.

Concrètement, en tant que manager vous devez aller voir vos collaborateurs, prendre un café avec eux, discuter de tout et de rien et leur montrer qu’ils ne sont pas qu’un numéro dans l’entreprise et pour vous. Et même à distance vous pouvez leur faire un petit signe par Teams ou par Zoom pour échanger de la même manière qu’en face à face. D’ailleurs nous nous sommes aperçus que certains collaborateurs se sentaient plus à l’aise derrière leur écran pour évoquer leurs difficultés professionnelles et leur vie personnelle. De façon contre intuitive, le niveau d’ouverture, d’authenticité peut-être plus élevé quand ils se sentent « protégés » par la distance et par l’écran.

Certains managers, rencontrés au détour d’une formation, nous disent qu’ils n’ont vraiment pas le temps de faire cela. Ils ne voient probablement pas les bénéfices de ce temps passé. Nous sommes convaincus que la qualité du quart d’heure passé avec un collaborateur est plus importante que sa durée. Il ne s’agit pas d’avoir une écoute flottante, pas du tout qualitative car le manager pense à en même temps à autre chose : sa réunion suivante ou tout le travail qu’il a encore à faire… L’image renvoyée aux collaborateurs est catastrophique. Il vaut vraiment mieux 5 min de profonde écoute, plutôt que de faire 2 ou 3 choses en même temps (Et ce principe fonctionne également à la maison 😉).

Le manager peut aussi de façon informelle réunir ses collaborateurs autour d’un café/ croissant ou d’une galette des rois, fêter les anniversaires, des succès de l’équipe, tout cela permet de se retrouver et de partager des choses positives. C’est vraiment un plus dans l’environnement anxiogène actuel. 

Le manager doit aussi favoriser sur ce sujet les prises d’initiatives individuelles pour que ces événements ne viennent pas que de lui. Plus les collaborateurs ont envie d’accroître les occasions de se retrouver, plus c’est un indicateur du bien-être de l’équipe. Et au-delà, une équipe qui s’entend bien sera plus dans l’entraide, le travail collaboratif, l’intelligence collective. Et nous savons tous à quel point c’est essentiel de faire travailler ensemble les collaborateurs pour mieux répondre aux demandes complexes de leur environnement.

Trois actions formelles pour un management flash efficace

Nous avons identifié 3 actions clés qui permettent en quelques minutes à un manager de gagner en efficacité: voici nos idées de management flash :

Le feedback flash

Le feedback au fil de l’eau doit être une priorité absolue pour tout manager. Plus il est organisé dans la continuité, plus il est impactant car il permet aux collaborateurs de se remettre tout de suite dans une dynamique efficiente. Un bon feedback peut être réalisé en 5 min chrono. 

Pour cela, il vaut mieux prévoir un temps de préparation que d’y aller « la fleur au fusil » parce qu’on manque de temps. Quelques minutes pour récupérer des éléments factuels suffisent généralement à préparer son feedback, auxquelles on ajoute encore quelques instants pour se fixer un objectif d’entretien clair, et pour préparer quelques questions ouvertes bien formulées. Cette phase de préparation qui est souvent bâclée faute de temps par bon nombre de managers est finalement largement récupérée au cours de l’entretien avec le collaborateur. 

La préparation de réunion

Un manager peut aussi en moins de 15 minutes préparer les objectifs et enjeux de sa prochaine réunion. Cela lui permet aussi de s’interroger sur le livrable attendu à la fin de cette réunion : Qu’est-ce que je souhaite que mes collaborateurs continuent à faire, corrigent, cessent, commencent à faire ? Plus c’est clair dans ma tête de manager, plus je vais être efficace dans ma réunion et plus je vais aussi être convaincant. Impossible d’y arriver sans une phase de préparation là encore.

Je peux aussi prendre quelques instants pour réfléchir à l’animation, notamment collaborative, que je souhaite mettre en place dans cette réunion. En effet, nous nous sommes rendu compte que moins une réunion est participative, faite de temps d’échanges, moins il y a de remise en cause pendant la réunion et de mises en pratique après. Bref, les managers doivent utiliser des méthodes collaboratives pour réussir à embarquer leurs équipes. Bonne nouvelle, ça s’apprend !

Un entretien de félicitation

En France, nous ne sommes pas les champions de la félicitation. Au mieux, le manager se fend d’un « bon boulot » entre 2 portes. Pour trop de managers, bien faire son travail est juste « normal » et cela ne mérite pas de louanges particulières. Pour beaucoup, ne pas féliciter est culturel, ils ne reçoivent pas eux-mêmes de félicitations et n’ont pas appris à le faire.

C’est pourtant une forte aspiration de tout collaborateur. C’est un facteur puissant de reconnaissance et donc de motivation, et cela permet au collaborateur de reproduire sa réussite. Surtout si au cours de cet entretien de félicitation le manager pense à insister sur les leviers qui ont permis au collaborateur de réussir. Ce qui se réalise en faisant de la maïeutique, en lui posant des questions pour le « pousser » à verbaliser le plus précisément possible toutes les étapes qui l’ont amené au succès afin de lui permettre d’ancrer ses bonnes pratiques. Il peut être intéressant aussi de demander à son collaborateur, au cours d’une prochaine réunion, d’expliquer à ses collègues ce qu’il a fait. Ça fonctionne souvent mieux quand c’est un de leurs pairs qui le fait plutôt que leur manager.

Ça tombe bien ; vous vouliez gagner du temps, non ? Vive le management flash😊