Messageries internes : piège ou valeur ajoutée pour la productivité en entreprise ?

Les messageries internes apportent une indéniable performance

Si à l’origine, le chat était choisi principalement comme « mail killer » car il permettait de limiter le nombre de mails dans les boites de réception, la messagerie interne est aujourd’hui un véritable outil d’optimisation pour gérer un projet, construire une réunion ou animer des communautés.

Quels sont les 3 bénéfices des messageries internes ? 

   – Communication immédiate et directe par équipe et par thématique : Les applications permettent d’avoir les infos en temps réel et partout. Cela permet une réduction du temps de réponse et un accès immédiat aux informations, par thématique et par équipe. 

   –  Collaboration facilitée et développement des liens entre les membres d’une équipe : la communication instantanée encourage le travail collaboratif, particulièrement dans les équipes à distance. Pas besoin de recroiser son collègue pour avancer sur une question, pas besoin d’attendre la prochaine réunion sur le sujet, etc.

   – Centralisation des informations et accès facilité aux archives : les messageries internes permettent aussi de conserver les informations et les échanges dans le temps, ce qui évite le fameux message à tous « où est ce qu’on a mis le fichier au fait ? ».

Les effets des chats sur la productivité semblent évidents. Les prises de décision sont facilitées. Les résolutions de problème sont plus efficientes. Les projets avancent plus efficacement. Alors où est le problème ? 

Des impacts psychologiques et sur l’efficacité des collaborateurs

On l’a compris, les messageries internes sont de plus en plus utilisées au quotidien dans les entreprises. Cela induit aussi des dérives importantes qui ont des effets sur la performance des collaborateurs. Quels sont les impacts de ces outils dont les notifications créent nombre d’interruptions des tâches et fragmentent le travail ?

Les chats créent des surcharges d’informations qui créent une charge cognitive forte sur les collaborateurs. Ils peuvent alors devenir source de stress et de désorganisation.

• La défocalisation liée aux interruptions dans vos tâches. On l’a tous vécu, une notification en bas à droite et hop, votre esprit se détourne de sa tâche pour régler la potentielle urgence. Le hic est que le cerveau ne peut se reconcentrer facilement. La perte de temps est réelle et mérite de questionner le clic qui vous permettra de prendre connaissance du message … 
• Le stress lié à l’urgence constante. Les messageries sont conçues pour donner des infos à toute une équipe en même temps créant ainsi un naturel besoin de prendre connaissance du message et d’y répondre rapidement. Ce mécanisme peut créer un stress supplémentaire, voire de l’anxiété.
• Le « FOMO » professionnel. Le FOMO (Fear Of Missing Out), c’est-à-dire la peur de manquer une information importante n’est pas l’apanage des adolescents et de leurs réseaux sociaux. Elle est présente également en milieu professionnel. La peur de manquer une information importante pousse les collaborateurs à être constamment connectés, dès le matin en se brossant les dents jusqu’au soir en vérifiant le réveil.
• Le risque de déséquilibre entre vie professionnelle et personnelle. L’utilisation récurrente des applications pose des difficultés de déconnexion, surtout dans les équipes en télétravail. Le téléphone mobile est déjà très largement intégré au quotidien des personnes. Les Chats professionnels peuvent correspondre à une nouvelle marche vers l’ultra digitalisation à l’heure du droit à la déconnexion. 
• La question du gap intergénérationnel Selon les générations, les appétences pour les applications digitales vont être différentes. De la même manière, selon les classes d’âges, certains collaborateurs ont pris l’habitude d’envoyer des messages en dehors des horaires classiques de bureau, à des collaborateurs qui réclament le droit à la déconnexion. Quelles que soient les générations concernées, les codes quant à la gestion des réponses attendues sont différents. Il s’agit donc de se définir des règles de fonctionnement claires sur le sujet.

Quelles sont les conséquences des messageries internes sur la culture d’entreprise ?

L’utilisation massive des chats internes pour gagner en productivité et éviter la réunionite implique que collaborateurs comme managers se parlent très majoritairement par écrit, et dans un mode ultra concis de messages textes (C’est-à-dire en mode texto « tu as pu m’envoyer le fichier Bidule ? » « C’est bien Virgile qui gère le dossier Machin ? » etc…). Quelles sont les conséquences de ces nouveaux modes de communication sur la culture d’entreprise ?

   – Un impact sur les relations humaines : Comment l’utilisation des Chats influence-elle les relations entre collègues ? Les échanges en face-à-face sont naturellement plus limités quand les échanges par écrit sont démultipliés. Cela doit questionner les managers sur la place de l’informel dans la performance de leurs équipes et de leur management. Si vous êtes dans une entreprise où les échanges directs et les confrontations d’idées participent à développer des projets ou régler des problèmes plus rapidement, le recours au Chat peut interférer négativement et doit donc être limité à certains sujets et complété par d’autres modes de communication.

   – Un renforcement de la culture de transparence : Les messageries internes peuvent favoriser une culture plus ouverte et inclusive. Echanger facilement avec chacun de ses collègues ou de ses managers en quelques clics est une pratique qui favorise aussi la transparence concernant les projets et permet de clarifier les objectifs, les attendus voire la vision.

   – Un risque accru de malentendus : les échanges rapides et parfois peu rédigés peuvent mener à des incompréhensions. L’écrit peut être souvent une source d’interprétation forte. Pas facile de décoder un ton ou une nuance dans un texte de quelques mots…  Il y a là des risques de tensions.

Quelles sont les bonnes pratiques pour la gestion des messages internes ?

Pour utiliser à bon escient les messageries internes, il est nécessaire d’être conscient de leurs atouts et d leurs risques et de trouver le bon équilibre. Les bonnes pratiques vont correspondre à celles d’une bonne gestion personnelle de son temps et de ses priorités. Et quand on est manager de savoir définir le cadre d’utilisation des outils les règles du jeu au sein de son équipe.

• Limiter les interruptions en paramétrant l’outil selon son rythme biologique

Vous avez besoin d’être concentré sur un dossier ? Vous recevez tellement de notifications que vous n’avancez pas ? Utiliser les paramétrages des outils, se mettre en statut occupé ou supprimer les notifications pendant quelques heures peut vous offrir la bulle d’oxygène qui va améliorer votre quotidien.

• Établir des règles d’usage commune à votre équipe

L’équilibre entre vie perso et vie pro est une attente forte des collaborateurs. Instaurez des horaires de connexion pour éviter que les collaborateurs envoient des messages en dehors des horaires de bureau classiques. Le recours à la création de sous équipes projet va également permettre de gagner en efficacité et proposer un message aux seuls destinataires intéressés sans déranger les autres.

• Organiser l’amélioration continue sur l’utilisation des messageries internes

Dans un souci d’optimisation continue de ces nouveaux outils de communication, il est important d’organiser régulièrement un moment de débrief afin d’écouter la parole des utilisateurs et éviter les dérives. Ces temps d’échanges permettront à vos collaborateurs de comprendre comment chacun fonctionne et respecter ainsi beaucoup plus les rythmes de travail. Il est parfois utile de vérifier l’agenda d’un collègue et d’étudier sa journée de travail avant de lui envoyer un message qui parfois peut être lourd de conséquences en termes de charge mentale. Peut être faut-il attendre une heure ou deux 😉 ?

Concernant les chats internes, mieux vaut faire avec plutôt de lutter contre. Les messageries internes sont largement utilisées en entreprise et il faut apprendre à trouver l’équilibre pour qu’elles restent des sources de productivité.